كيف استخدم البريد الالكتروني باحترافيّة ؟
يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني رسمية أو غير رسمية. أنها تسمح بالاتصال في أي وقت 24/7. يتم استخدامها لإرسال […]
Continue Readingيمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني رسمية أو غير رسمية. أنها تسمح بالاتصال في أي وقت 24/7. يتم استخدامها لإرسال مجموعة متنوعة من الرسائل والملفات والمرفقات .. إلخ.
هناك نوعان من رسائل البريد الإلكتروني بخاصيتين مختلفتين:
خصائص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل:
– نغمة رسمية
-مدقق / مصحح
-عنوان بريد إلكتروني احترافي
– المعلومات الرسمية فقط – تراقبها الشركة
-ليس للرسائل الشخصية
خصائص رسائل البريد الإلكتروني الشخصية:
-مثل نفسك
– نغمة غير رسمية
-يمكن أن تتضمن ألقاب
– أي نوع من المعلومات
-غير مراقب
-رسائل شخصية
إرشادات لاستخدام رسائل البريد الإلكتروني:
1) كن دائماً أخلاقياً
– لا تستخدم لغة هجومية (غاضبة، قوية، ساخرة، تعسفيّة…).
-لا تُعيد توجيه أي بريد إلكتروني بدون موافقة
– لا تغير الكلمات قبل إعادة التوجيه
– لا تعيد توجيه معلومات سرية أو حساسة.
2) اجعل رسائل البريد الإلكتروني سهلة القراءة
-اكتب موضوعات واضحة (لا تكتب الرسالة كاملة في ملف
“موضوع النقاش”)
– قم بتقصير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لتناسب شاشة واحدة (ليست طويلة جدًا). إذا كان الموضوع طويل، فقسِّم رسائلك إلى فقرات
-لا تستخدم الأحرف الكبيرة البارزة أو الصغيرة الغير واضحة.
-استخدم نصًا عاديًا (بدون ألوان، عريض، مائل …)
-تجنب السلاسل الطويلة من رسائل البريد الإلكتروني (الرد على نفس البريد الإلكتروني …).
3) مراعاة قواعد الآتيكات
-استَجيب فورا. لا تدع رسائلك الإلكترونية تتراكم
– امنح القرّاء وقتًا معقولاً للرد
– لا ترسل تذكيرات متكررة
– لا تستخدم كلمات العلم الأحمر (“عاجل” ، “حرج” ، “أولوية قصوى” …)
-ضع كتلة توقيع
4) اعتماد أسلوب احترافي
– استخدم تحية أو تحية وختام مجاملة
(في البداية والنهاية)
– اجعل رسائلك موجزة
-تجنب الردود المختصرة والقصيرة
– احترم التقاليد الثقافية للقرّاء العالميين
-أنهي الرسالة بأدب
5) تأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك آمنة
– لا تنشر فيروس البريد الإلكتروني
– كن حذرًا من سرقة الهوية أو “التصيد الاحتيالي”
-لا ترد على البريد غير المهم أو البريد العشوائي
-أنشئ كلمة مرور قوية
– انسخ الملفات المهمة احتياطيًا (Google Drive ، Dropbox …)
Emails can be formal or informal. They allow for communication anytime 24/7. They are used to send variety of messages, file, attachments.. etc.
There are two types of emails with two different characteristics:
Business emails characteristics:
-Formal tone
-Checked/proofread
-Professional email address
-Only official information -Monitored by company
-Not for personal messages
Personal emails characterestics:
-Represent yourself
-Informal tone
-May include Nicknames
-Any kind of information
-Not monitored
-Personal messages
Guidelines for Using Emails:
1) Always be ethical
-Don’t use attacking language (angry, strong, mocking,
abusive…).
-Don’t forward any email without approval
-Don’t change words before forwarding
-Don’t forward confidential or sensitive info.
2) Make your emails easy to read
-Write clear subjects (don’t write the whole message in the
“subject” area)
-Limit your e-mails to one screen (not too long). If anything, break your messages into paragraphs
-Don’t use all capital or all small letters.
-Use plain text (no colors, bold, italics…)
-Avoid long strings of emails (replying to the same email…).
3) Observe the rules of Netiquette
-Respond promptly. Don’t let your emails pile up
-Give your readers a reasonable time to respond
-Do not send repetitive reminders
-Don’t use red flag words (“urgent”, “critical”, “top priority”…)
-Include a signature block
4) Adopt a professional style
-Use a salutation or greeting and a complimentary close
(beginning and end)
-Keep your messages concise and brief
-Avoid short, curt replies.
-Respect the cultural traditions of international readers
-End politely
5) Ensure your emails are safe and secure
-Don’t spread an email virus
-Be careful of identity theft or “phishing”
-Don’t reply to junk or spam
-Create a strong password
-Back up important files (Google Drive, Dropbox…)
No comments yet.