كيف استخدم البريد الالكتروني باحترافيّة ؟

يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني رسمية أو غير رسمية. أنها تسمح بالاتصال في أي وقت 24/7. يتم استخدامها لإرسال مجموعة متنوعة من الرسائل والملفات والمرفقات .. إلخ.

هناك نوعان من رسائل البريد الإلكتروني بخاصيتين مختلفتين:

خصائص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل:

– نغمة رسمية

-مدقق / مصحح

-عنوان بريد إلكتروني احترافي

– المعلومات الرسمية فقط – تراقبها الشركة

-ليس للرسائل الشخصية

خصائص رسائل البريد الإلكتروني الشخصية:

-مثل نفسك

– نغمة غير رسمية

-يمكن أن تتضمن ألقاب

– أي نوع من المعلومات

-غير مراقب

-رسائل شخصية

إرشادات لاستخدام رسائل البريد الإلكتروني:

1) كن دائماً أخلاقياً

– لا تستخدم لغة هجومية (غاضبة، قوية، ساخرة، تعسفيّة…).

-لا تُعيد توجيه أي بريد إلكتروني بدون موافقة

– لا تغير الكلمات قبل إعادة التوجيه

– لا تعيد توجيه معلومات سرية أو حساسة.

2) اجعل رسائل البريد الإلكتروني سهلة القراءة

-اكتب موضوعات واضحة (لا تكتب الرسالة كاملة في ملف

“موضوع النقاش”)

– قم بتقصير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لتناسب شاشة واحدة (ليست طويلة جدًا). إذا كان الموضوع طويل، فقسِّم رسائلك إلى فقرات

-لا تستخدم الأحرف الكبيرة البارزة أو الصغيرة الغير واضحة.

-استخدم نصًا عاديًا (بدون ألوان، عريض، مائل …)

-تجنب السلاسل الطويلة من رسائل البريد الإلكتروني (الرد على نفس البريد الإلكتروني …).

3) مراعاة قواعد الآتيكات

-استَجيب فورا. لا تدع رسائلك الإلكترونية تتراكم

– امنح القرّاء وقتًا معقولاً للرد

– لا ترسل تذكيرات متكررة

– لا تستخدم كلمات العلم الأحمر (“عاجل” ، “حرج” ، “أولوية قصوى” …)

-ضع كتلة توقيع

4) اعتماد أسلوب احترافي

– استخدم تحية أو تحية وختام مجاملة

(في البداية والنهاية)

– اجعل رسائلك موجزة

-تجنب الردود المختصرة والقصيرة

– احترم التقاليد الثقافية للقرّاء العالميين

-أنهي الرسالة بأدب

5) تأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك آمنة

– لا تنشر فيروس البريد الإلكتروني

– كن حذرًا من سرقة الهوية أو “التصيد الاحتيالي”

-لا ترد على البريد غير المهم أو البريد العشوائي

-أنشئ كلمة مرور قوية

– انسخ الملفات المهمة احتياطيًا (Google Drive ، Dropbox …)

Emails can be formal or informal. They allow for communication anytime 24/7. They are used to send variety of messages, file, attachments.. etc.

There are two types of emails with two different characteristics:

Business emails characteristics:

-Formal tone

-Checked/proofread

-Professional email address

-Only official information -Monitored by company

-Not for personal messages

Personal emails characterestics:

-Represent yourself

-Informal tone

-May include Nicknames

-Any kind of information

-Not monitored

-Personal messages

Guidelines for Using Emails:

1) Always be ethical

-Don’t use attacking language (angry, strong, mocking,

abusive…).

-Don’t forward any email without approval

-Don’t change words before forwarding

-Don’t forward confidential or sensitive info.

2) Make your emails easy to read

-Write clear subjects (don’t write the whole message in the

“subject” area)

-Limit your e-mails to one screen (not too long). If anything, break your messages into paragraphs

-Don’t use all capital or all small letters.

-Use plain text (no colors, bold, italics…)

-Avoid long strings of emails (replying to the same email…).

3) Observe the rules of Netiquette

-Respond promptly. Don’t let your emails pile up

-Give your readers a reasonable time to respond

-Do not send repetitive reminders

-Don’t use red flag words (“urgent”, “critical”, “top priority”…)

-Include a signature block

4) Adopt a professional style

-Use a salutation or greeting and a complimentary close

(beginning and end)

-Keep your messages concise and brief

-Avoid short, curt replies.

-Respect the cultural traditions of international readers

-End politely

5) Ensure your emails are safe and secure

-Don’t spread an email virus

-Be careful of identity theft or “phishing”

-Don’t reply to junk or spam

-Create a strong password

-Back up important files (Google Drive, Dropbox…)